4. HERRAMIENTAS Y CARACTERISTICAS DEL ALMACENAMIENTO EN RED

Ahora explicaremos las herramientas y las ventajas de utilizar el almacenamiento en la red:

•          Permite organizar, en carpetas y subcarpetas, trabajos personales para crear un documento digital accesible desde cualquier computador o dispositivo móvil que cuente con acceso a Internet.
•          Sustituir el uso de memorias USB (pen drive) en las que se almacenan y transportan archivos importantes o archivos con los cuales se esté trabajando. Estas memorias ponen en riesgo la información, pues se pueden dañar o perder.
•         Reemplazar en parte o totalmente, el uso de discos duros externos portátiles.
•          Como los servicios de Blog y Wikis gratuitos ofrecen una capacidad de almacenamiento muy limitada, docentes y estudiantes pueden utilizar servicios de almacenamiento en línea para subir y compartir archivos grandes (de más de 1MB) con la posibilidad de copiarlos luego en sus blogs y wikis personales.
•          Mantener sincronizados archivos importantes. Varios sitios de este tipo ofrecen esta caracteristica que permite actualizar, de manera automática y en varios ordenadores, los cambios que se realicen en un archivo. También son útiles para crear una carpeta a la cual tengan acceso varios ordenadores y cuyos archivos siempre están sincronizados; por ejemplo, los de la sala de profesores o los de un aula de informática. Por último, la sincronización es la solución ideal para mantener versiones únicas de ciertos documentos de trabajo sin los riesgos que implica llevar dichas versiones en un dispositivo de almacenamiento.
•          Permitir a otras personas descargar archivos mediante un enlace (URL). Esta aplicación es muy útil ya que los profesores pueden crear un repositorio personal de documentos y compartir con sus estudiantes enlaces a archivos específicos para que estos los descarguen. Tambien, evita tener que enviar archivos como adjuntos en los correos electrónicos, pues basta con incluir dentro del texto del correo, los enlaces a los archivos que se desea compartir. Los estudiantes, por su parte,  pueden compartir con los profesores los enlaces de sus trabajos académicos.
•          Poder acceder desde dispositivos móviles a los archivos almacenados en estos sitios.
•          Los docentes pueden utilizar en el aula dispositivos móviles para recolectar información y guardarla en un archivo que luego puedan acceder y editar desde sus computadores personales; así, no dependen de la red escolar de datos.  
•          Tener una copia de seguridad (backup) en línea de documentos importantes. Tanto portátiles como computadores de escritorio pueden ser objeto de robo o sus discos duros pueden dañarse.
•          Recuperar archivos borrados. Varios de estos sitios conservan un historial de cambios.
•          Liberar espacio en el disco duro del computador personal. Pueden almacenarse en línea los archivos que el usuario no se atreve a borrar por temor a que algún día los llegara a necesitar.
•          Simular un servidor de datos. Cosa que permite a las Instituciones Educativas, por motivos de seguridad, mantener la información administrativa en un servidor de datos local sin acceso para estudiantes y los datos de los estudiantes almacenarlos en un servicio en línea al que estos puedan acceder desde la Institucion educativa o desde sus hogares.